Rozp. egib §55: „Modernizacja ewidencji to zespół działań technicznych, organizacyjnych i administracyjnych podejmowanych przez starostę w celu: 1) uzupełnienia bazy danych ewidencyjnych i utworzenia pełnego zakresu zbiorów danych ewidencyjnych zgodnie z wymogami rozporządzenia; 2) modyfikacji istniejących danych ewidencyjnych do wymagań określonych w rozporządzeniu.” Przy jej wykonywaniu przepisy dotyczące zakładania egib (z wyłączeniem kilku artykułów) stosuje się odpowiednio.
W związku z powyższym ustalenie granic należy przeprowadzić jeżeli brak jest dokumentacji (lub jest ona niewiarygodna) dotyczącej granic wymienionej w § 36 rozp. egib: „Przebieg granic działek ewidencyjnych wykazuje się w ewidencji na podstawie dokumentacji geodezyjnej, przyjętej do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, sporządzonej: 1) w postępowaniu rozgraniczeniowym; 2) w celu podziału nieruchomości; 3) w postępowaniu scaleniowym i wymiany gruntów; 4) w postępowaniu dotyczącym scalenia i podziału nieruchomości; 5) na potrzeby postępowania sądowego lub administracyjnego, a następnie wykorzystanej do wydania prawomocnego orzeczenia sądowego lub ostatecznej decyzji administracyjnej; 6) przy zakładaniu, na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów, katastru nieruchomości i ewidencji gruntów i budynków; 7) przez Straż Graniczną, jeżeli dokumentacja ta określa przebieg granic państwa z dokładnością odpowiednią dla ewidencji; 8) w wyniku geodezyjnego pomiaru sytuacyjnego istniejących lub wznowionych znaków granicznych albo wyznaczonych punktów granicznych.”
Procedury ustalenia przebiegu granic działek ewidencyjnych są opisane w rozp. egib §37-§39.
Dane dotyczące przebiegu ustalanych granic pozyskuje się w wyniku pomiarów terenowych lub geodezyjnych pomiarów fotogrametrycznych, jeżeli wykorzystywane zobrazowania lotnicze, satelitarne lub ortofotmapa zapewniają wizualizację szczegółów sytuacyjnych, które mogą mieć znaczenie przy ustaleniu przebiegu granic.
O ustaleniu należy zawiadomić wszystkich właścicieli, użytkowników wieczystych, a także władających na zasadach samoistnego posiadania. Zawartość zawiadomienia: 1) dane adresowe podmiotu; 2) dzień, godzina, miejsce rozpoczęcia; 3) oznaczenie działek wraz z nr KW; 4) pouczenia o dokumencie tożsamości, o interesie strony, o nieusprawiedliwionym niestawiennictwie. Zawiadomienia doręcza się za zwrotnym poświadczeniem odbioru lub za pokwitowaniem nie później niż 7 dni przed wyznaczonym terminem. Jeżeli nie jest znany podmiot lub jego miejsce zamieszkania to na wniosek wykonawcy prac starosta zamieszcza na tablicy ogłoszeń oraz bip informację o czynnościach (przez okres 14 dni, a ostatni dzień tego okresu powinien nastąpić na 8 dni przed wyznaczonym terminem).
Ustalenia przebiegu granic działek ewidencyjnych dokonuje wykonawca prac na podstawie: 1) zgodnych wskazań stron; 2) ostatniego spokojnego stanu posiadania; 3) zbadania położenia znaków, śladów granicznych oraz analizie wszelkich dostępnych dokumentów (w tym oświadczeń stron i świadków).
Kontrowersje budzi sytuacja, gdy geodeta dysponuje dokumentacją, z której wynika przybliżony przebieg granic, a sąsiedzi wskazują mu zupełnie inny przebieg i domagają się spisania protokołu „na zgodne oświadczenie”. Stosując rozporządzenie wprost istnieje taka możliwość, jednak przeważa pogląd, że sytuacja taka prowadzi do celowego obejścia przepisów dotyczących przeniesienia prawa własności i geodeta nie może przyjąć takich oświadczeń jako wiążących.
Ustalone punkty graniczne oznacza się na gruncie w celu wykonania pomiaru. Istotnym jest fakt, że trwała stabilizacja może nastąpić tylko w przypadku ustalonych „na zgodne oświadczenie”.
Wyniki prac utrwala się w protokole (wzór jako załącznik do rozporządzenia), którego integralną częścią jest szkic graniczny, którego treść także jest regulowana rozporządzeniem.
Właściciel nieruchomości położonych na obszarze objętym modernizacją ma uprawnienia jak każdy, czyjego interesu prawnego dotyczą dane ujawnione w projekcie operatu opisowo-kartograficznego, czyli może w okresie wyłożenia projektu do wglądu zgłaszać uwagi do przedstawionych danych ewidencyjnych (art. 24a ust. 6 pgik). Wyłożenie trwa 15 dni roboczych w siedzibie starostwa powiatowego, o czym starosta informuje poprzez wywieszenie tej informacji na tablicy ogłoszeń w starostwie i właściwym urzędzie gminy oraz prasie o zasięgu krajowym, na co najmniej 14 dni przed dniem wyłożenia.